Entrer en EHPAD : dossier d’admission, pièces à fournir, contrat

Un EHPAD est un établissement médicalisé, anciennement appelé maison de retraite. Pour y être admis, il faut avoir au moins 60 ans et avoir besoin de soins et d’aide au quotidien pour les actes de la vie courante. Un établissement peut obtenir du département une dérogation pour héberger une personne plus jeune.

À retenir : une seule chose est irréversible dans cette démarche, et ce n’est pas la signature. Le résident dispose de 15 jours pour se rétracter après avoir signé le contrat de séjour — ou après son admission si elle est postérieure.

1. Choisir, et comparer les prix avant de choisir

Le tarif hébergement est le même pour tous les résidents d’un même EHPAD ayant le même niveau de confort, il est indiqué dans le contrat de séjour et réévalué chaque année. Il varie en revanche beaucoup d’un établissement à l’autre : c’est le premier écart à mesurer entre deux établissements. Le site publie, pour chaque établissement, les tarifs déclarés par l’établissement lui-même, et les compare à ceux de sa commune, de son département et de la France :

Deux lectures utiles avant de comparer : de quoi est fait le prix d’un EHPAD, et le prix des EHPAD par département.

2. Déposer le dossier d’admission

Tous les EHPAD utilisent le même dossier national unique de demande d’admission, le formulaire Cerfa 14732*03 ; il sert aussi pour l’hébergement temporaire et l’accueil de jour. La demande se fait de deux façons, au choix :

• en ligne, par le service ViaTrajectoire, ouvert dans la quasi-totalité des départements : le dossier se remplit une seule fois, part en un clic vers plusieurs établissements, et l’on y suit l’avancement de chaque demande ; le médecin traitant est prévenu par courriel pour remplir sa partie en ligne ;
• par courrier, avec le formulaire Cerfa 14732*03, à adresser aux établissements choisis, de préférence en recommandé avec avis de réception. Le dossier se remplit en un seul exemplaire, puis se photocopie autant de fois qu’il y a d’établissements.

Le dossier a deux volets :

Les pièces à joindre

Le formulaire demande la photocopie des pièces suivantes ; une fois la demande acceptée, l’établissement peut en réclamer d’autres.

• carte nationale d’identité ou passeport, livret de famille, et carte de séjour pour une personne étrangère ;
• attestation de carte Vitale, carte de mutuelle ou de complémentaire santé, carte de la caisse d’allocations familiales ;
• relevés annuels des caisses de retraite, avec les numéros d’affiliation et les adresses, et pension d’invalidité le cas échéant ;
• dernier avis d’imposition ou de non-imposition ;
• le cas échéant : la notification du droit à l’aide sociale par le conseil départemental, la notification de l’APA (à domicile pour un accueil temporaire, en établissement pour un hébergement permanent), et le jugement de mise sous protection juridique.

Après l’envoi : une inscription, pas une admission

Le formulaire le dit en toutes lettres : son dépôt ne vaut qu’inscription sur une liste d’attente, jamais admission. Dès réception du dossier complet, l’établissement enregistre la demande, et l’inscrit sur sa liste d’attente s’il en a une. Il est donc préférable de déposer plusieurs demandes en même temps. Dès qu’une place se libère, la direction prend contact. L’admission est prononcée par le responsable de l’établissement, après avis du médecin coordonnateur. La personne âgée peut refuser l’entrée si elle a trouvé une place ailleurs ou changé d’avis.

3. Signer le contrat de séjour

Le contrat de séjour est obligatoire dès que l’hébergement peut durer plus de deux mois. La date à laquelle il se signe dépend de l’établissement :

Le contrat indique notamment les objectifs de la prise en charge, les conditions de séjour, le mode de calcul et le montant de chaque prestation — y compris en cas d’absence ou d’hospitalisation —, le droit de rétractation, la liste des prestations minimales et l’évolution annuelle du tarif des prestations. Cette liste minimale porte un nom, le socle de prestations, et elle est fixée par décret : ce qu’elle contient, et ce qui peut être facturé en plus, sont détaillés dans le guide ce que le tarif hébergement comprend déjà. Refuser de signer n’empêche pas l’entrée : dans ce cas, l’établissement établit à la place un document individuel de prise en charge. Dans les deux cas, la participation de la personne admise à son élaboration est obligatoire, à peine de nullité. Le fait que l’établissement soit habilité à l’aide sociale change la règle de signature, et aussi les aides accessibles : voir l’habilitation à l’aide sociale, ce qu’elle change.

4. Ce que l’établissement peut demander en plus

• Un dépôt de garantie. Son montant ne peut pas dépasser le tarif hébergement mensuel restant à la charge du résident. Il est restitué dans les 30 jours qui suivent la sortie, éventuellement diminué d’une créance. Le montant, la restitution et ce que signe une caution sont détaillés dans le guide caution et dépôt de garantie.
• Un acte de caution solidaire, signé par les obligés alimentaires — enfants, petits-enfants, gendres, belles-filles. Lorsque le résident bénéficie de l’aide sociale à l’hébergement, la caution ne peut porter que sur la part restant à sa charge. Sur ce point, voir l’obligation alimentaire.

5. L’état des lieux, à l’entrée et à la sortie

Un état des lieux contradictoire de la chambre est fait à l’installation, et un second au départ ou au décès. L’établissement peut réclamer des frais de remise en état si le second ne correspond pas au premier, sauf pour ce qui relève de la vétusté. Si l’état des lieux d’arrivée n’a pas été fait, aucune somme de remise en état ne peut être réclamée. En cas de décès, si les objets personnels ne sont pas retirés dans les six jours, l’établissement peut facturer des frais d’occupation, plafonnés au socle de prestations de six jours.

6. Changer d’avis, partir

Dans les 15 jours qui suivent la signature du contrat — ou l’admission si elle est postérieure —, le résident ou la personne chargée de sa protection juridique peut se rétracter par écrit, sans préavis ; seul le séjour effectué reste dû. Passé ce délai, le contrat peut être résilié par écrit à tout moment. S’ouvre alors un délai de réflexion de 48 heures, pendant lequel la décision peut être retirée sans motif ; ce délai est compris dans le préavis. Ce préavis n’est pas laissé au contrat : le code le fixe à un mois pour un résident d’EHPAD.

L’établissement, lui, ne peut résilier que dans trois cas : un manquement au contrat ou au règlement de fonctionnement — sauf si un avis médical constate qu’il résulte d’une altération des facultés mentales ou corporelles —, la cessation d’activité, ou le fait que le résident ne remplit plus les conditions d’admission, notamment si son état de santé exige durablement des équipements ou des soins que l’établissement n’offre pas — et, dans ce dernier cas, seulement après s’être assuré que la personne dispose d’une solution d’accueil adaptée. L’établissement qui résilie est tenu du même préavis d’un mois.

Questions fréquentes

Quels documents faut-il fournir pour entrer en EHPAD ?

Le dossier unique Cerfa 14732*03, avec son volet médical sous pli confidentiel, et la photocopie de la pièce d’identité, du livret de famille, de l’attestation Vitale, de la carte de mutuelle, de la carte de la caisse d’allocations familiales, des relevés des caisses de retraite et du dernier avis d’imposition ou de non-imposition ; s’y ajoutent, le cas échéant, les notifications d’aide sociale ou d’APA et le jugement de protection juridique.

Où trouver le formulaire de demande d’admission ?

Sur service-public.gouv.fr, sous le nom « Demande d’admission en Éhpad » (Cerfa 14732*03), ou directement en ligne par ViaTrajectoire. Le même dossier vaut pour tous les EHPAD.

Combien de temps faut-il attendre une place ?

Le délai dépend de la liste d’attente de chaque établissement : le dépôt du dossier n’est qu’une inscription. C’est pourquoi le portail officiel conseille de déposer plusieurs demandes en même temps, ce que ViaTrajectoire permet en un seul envoi.

Faut-il avoir 60 ans pour entrer en EHPAD ?

Oui en principe. Un établissement peut toutefois obtenir une dérogation, accordée par l’administration du département où il se trouve, pour héberger des personnes de moins de 60 ans.

Le tarif peut-il augmenter en cours de séjour ?

Le tarif hébergement est réévalué chaque année, et le contrat de séjour doit mentionner cette évolution annuelle. Le tarif dépendance, lui, dépend du niveau de dépendance du résident, réévalué par le médecin coordonnateur de l’établissement.

Quelles aides demander pour payer la facture ?

Trois aides existent et se cumulent : l’APA en établissement pour le tarif dépendance, une aide au logement pour le tarif hébergement, et l’aide sociale à l’hébergement dans certains établissements seulement. Une réduction d’impôt s’y ajoute pour les résidents imposables.